Ondersteunings mogelijkheden PAOG
Wij kunnen u ondersteunen bij de logistieke organisatie,
financiële administratie,
deelnemersregistratie, abstracthandling,
drukwerkbegeleiding en promotie. Tevens kunnen w
ij subsidies en voorfinanciering aanvragen bij de KNAW, het VGF (Voorfinancierings- en Garantiefonds van de Vereniging van Nederlandse Congres- en Vergaderbelangen / NCB), de VU, het VU medisch centrum en de Gemeente Amsterdam.
Logistieke organisatie
- ondersteuning bij de bidprocedure voor een internationaal congres (vervaardigen van het bidboek, assisteren bij het uitbrengen van het bid, organisatie van een 'site inspection')
- promotionele activiteiten tijdens gerelateerde congressen
- locatieselectie
- begeleiden en adviseren van de (internationale) commissie(s)
- bijwonen van vergaderingen en verslaglegging
- opstellen en bewaken van een werkplanning
- verzorgen van het secretariaat, waaronder het uitvoeren van de correspondentie met sprekers, genodigden, sponsors, exposanten en andere betrokkenen
- opstellen van een promotieplan, regelen van adressenbestanden en verzorgen van mailings en aankondigingen in de relevante media
- ontwerpbegeleiding van een website
- opstellen en uitvoeren van een sponsorplan
- verzorgen en drukklaar maken van de congresaankondigingen, drukwerkcorrectie en coördinatie met de drukker
- verzorgen en drukklaar maken van het definitief programma (behoudens het inhoudelijk redigeren en controleren van teksten en drukproeven), coördinatie met de drukker
- verzorgen en drukklaar maken van het abstractboek en de proceedings (behoudens het inhoudelijk redigeren en controleren van teksten en drukproeven), coördinatie met de drukker
- productie van tickets, vouchers, 'daily bulletins' e.d.
- ontwerpbegeleiding, verzorgen en drukklaar maken van overig drukwerk, zoals briefpapier en enveloppen, coördinatie met de drukker
- regelen van congresfaciliteiten en logistieke zaken, waaronder restauratieve voorzieningen, zaalinrichting, audiovisuele middelen, bewegwijzering, decoratie en bloemen, enz.
- regelen van tolken
- regelen van een posterexpositie, zoals intekenen van de posterborden, logistieke organisatie, coördinatie posteropbouw, houden van toezicht tijdens het congres, enz.
- regelen van een commerciële expositie, zoals intekenen van de stands, logistieke organisatie, opstellen en versturen instructies inzake op- en afbouw, enz.
- leveren en uitwerken van voorstellen voor het sociaal programma
- regelen van hotelaccommodatie
- regelen van vervoer
- opstellen van draaiboeken
- aanstellen, instrueren en aansturen van congresassistenten
- assistentie aan de balie
- regelen van een deelnemersevaluatie
- aanvragen van accreditatie
- controle en bewaking van de logistiek en algemene coördinatie tijdens het congres
- begeleiden van commissieleden, sprekers, exposanten en genodigden tijdens het congres
Financiële administratie
- opstellen en bewaken van de congresbegroting
- opstellen van een break-even analyse
- aanvragen van voorfinanciering en garantiesubsidies
- voeren van de congresboekhouding
- verzorgen van tussentijdse financiële rapportages
- verzorgen van onkostenvergoedingen voor de sprekers
- administratie van de betalingen van sponsors en exposanten
- verzorgen van een eindrapportage van de congresfinanciën
Deelnemersregistratie
- opstarten van de deelnemersregistratie
- verzorgen van een digitaal registratieformulier
- fungeren als centraal aanspreekpunt voor de deelnemers
- verwerken en controleren van de inschrijvingen
- opstellen en verzenden van bevestigingsbrieven
- innen en verwerken van de registratiegelden
- verwerken van annuleringen en 'refunds'
- versturen van betalingsherinneringen
- productie van badges (exclusief de kosten van de badgehouder)
- verzorgen van periodieke deelnemersoverzichten en andere registratielijsten
- verzorgen van de definitieve deelnemerslijst
- verzorgen van deelnemerscertificaten
- 'on-site' registratie van nieuwe deelnemers en innen van registratiegelden
Abstracthandling
- verzamelen, coderen en registreren van de ontvangen abstracts
- verzenden van een ontvangstbevestiging aan de auteurs
- verzenden van de abstracts aan de beoordelaars
- verwerking van de beoordeling, sortering/indeling van de geaccepteerde abstracts
- verzenden van acceptatie- en afwijzingsbrieven aan de auteurs
- aanleveren van een auteursindex
