Inkoop

Inkoop

De sectie inkoop van VUmc bestaat uit twee afdelingen: tactische inkoop en operationele inkoop.

Tactische inkoop
Tactisch inkoop coördineert het inkoopproces waarbij de aandacht vooral uitgaat naar inzetten van geschikte leveranciers, de vereiste kwaliteit/prijs verhouding, doorlooptijd van het inkoopproces, risico's, convenant medische technologie, milieubeleid, en selectie- en gunningscriteria.

Tactische inkoop is verantwoordelijk voor de leveranciersselectie, de doelmatigheid en rechtmatigheid van het inkoopproces, en het opstellen van offerteaanvragen, selectie- en gunningsleidraden, en overeenkomsten.

Voor de relevante overeenkomsten coördineert tactische inkoop het leveranciersmanagement.

Operationele inkoop
Operationele inkoop is verantwoordelijk voor het beheer van de webwinkel (o.a. juiste prijzen, artikelnummers, artikelomschrijving, en levertijden), en het proces van aanmaken van inkooporders tot en met de tijdige, complete en juiste levering door leveranciers. 

Daarnaast is operationele inkoop verantwoordelijk voor contractbeheer, het leveranciersbestand, aanmaken van nieuwe leveranciers, assortimentsbeheer, voorraadbeheer in het Oracle EBS-systeem, en het afhandelen van recalls en retourzendingen.

Contactgegevens inkoop

De afdeling inkoop is gehuisvest in Gebouw Zuid aan de Amstelveenseweg 601.

Postadres:
Postbus 7057
1007 MB Amsterdam
Emailadres: inkoop.info@vumc.nl
Telefoon operationele inkoop: (020) 44 42940

Afleveradres goederen:
VUmc
Facilitair bedrijf - Goederenontvangst
Van der Boechorststraat 6
1081 BT Amsterdam.

Opening-/Aflevertijden: 08.00-14.00 uur
Indien gewenst/vereist zullen specifieke (vaste) levertijden separaat worden overeengekomen en schriftelijk vastgelegd.

Inkoopvoorwaarden

VUmc hanteert inkoopvoorwaarden bij de aanschaf van goederen, diensten, en bij inhuur van personeel-niet in loondienst. Deze inkoopvoorwaarden gelden voor al onze leveranciers.

Afleveradres goederen 

VUmc
Facilitair bedrijf - Goederenontvangst
Van der Boechorststraat 6
1081 BT Amsterdam.

Opening-/Aflevertijden: 08.00-14.00 uur

Indien gewenst/vereist zullen specifieke (vaste) levertijden separaat worden overeengekomen en schriftelijk vastgelegd.

Facturen

Het factuuradres van de Crediteuren VUmc is:
Crediteurenadministratie VUmc
p/a Profource Service Center
Postbus 4050
3006 AB Rotterdam

Voorwaarden factuur
Op een factuur voor VU Medisch Centrum worden minimaal de volgende gegevens vermeld in aparte velden, niet handgeschreven en met voldoende ruimte tussen deze velden:

  • NAW gegevens leverancier
  • Factuurnummer
  • Factuurdatum
  • Inkoopordernummer
  • Aantal geleverde artikelen/diensten
  • Omschrijving artikelen/dienst; identiek conform omschrijving op de inkooporder
  • Leveranciers-artikelnummer; identiek conform inkooporder
  • Bedrag per artikel/dienst exclusief BTW
  • Totaalbedrag exclusief BTW
  • IBANbankrekeningnummer leverancier
  • BTW-nummer leverancier
  • KvK nummer leverancier

Facturen zonder VUmc-ordernummer worden niet in behandeling genomen en zullen met reden omkleed retour worden gestuurd.

Liever digitaal
Voor een snellere verwerking van uw facturen kunt u deze ook sturen naar facturen@vumc.nl. Hieraan zijn de volgende voorwaarden verbonden:

  • Een pdf-bestand bevat één factuur met alle bijlagen. Heeft u meerdere facturen, dan graag per factuur een PDF-bestand aanleveren
  • De naam van het pdf-bestand moet gelijk zijn aanmet het factuurnummer.

Let op: Dit e-mailadres is uitsluitend bedoeld voor het sturen van facturen, niet voor correspondentie.

Vragen over facturen
Voor vragen over de wijziging, betalingen en openstaande facturen kunt u contact opnemen via crediteuren@vumc.nl of 020 - 444 1212.

Recalls / veiligheidsmeldingen

Definitie: Het terugroepen van medische  hulpmiddelen bij vermeende of vastgestelde ondeugdelijkheden van een hulpmiddel of product op verzoek van de leverancier. Dit kan dus op basis van een externe recall of safety notice.

Hoe te handelen in geval van een externe recall/safety notice door een leverancier van medische hulpmiddelen. U dient de volgende informatie te verstrekken:

  • Contactpersoon binnen uw bedrijf + telefoonnummer + 06-nummer
  • Artikelomschrijving, type, maatvoering
  • Fabrikant artikelnummer
  • Uw eigen artikelnummer
  • Lot- of chargenummer(s)
  • Aard en ernst van de kwaliteitsafwijking
  • Kans en effect van de risico's (met het oog op patiëntveiligheid)

U dient tevens met betrekking tot leveringen aan VUmc aan te geven:

  • Betrokken ordernummers, orderdata, afleverdata
  • Geleverde aantallen en verpakkingseenheid
  • Per order de geleverde lot- of chargenummer

Deze informatie stuurt u onder vermelding van "recall" of "safety notice" in het veld "onderwerp" aan het email-adres: inkoop.info@vumc.nl


Convenant medische technologie

Het convenant medische technologie zorgt voor een veilig product, in handen van een getrainde gebruiker, in een omgeving die veilig gebruik kan garanderen & borgen.

Onder medische apparatuur wordt verstaan: een apparaat inclusief hulpstukken dat bij de mens of op menselijk weefsel wordt gebruikt voor preventie, diagnostiek, therapie of bewaking.

Onder het convenant vallen de volgende productgroepen:

  • Medische apparatuur
  • Passieve & actieve Implantaten
  • Mechanische apparatuur (bedden, rolstoelen etc.)
  • Radiotherapie apparatuur / NG
  • Revalidatie apparatuur
  • Laboratorium apparatuur
  • Gebouw gebonden apparatuur en systemen (zoals luchtbehandeling en VOS)
  • Software als medisch hulpmiddel
  • ICT
  • Chirurgisch instrumentarium (inclusief scopen)
  • Steriele & niet steriele disposables
  • Stoffen (gels en crèmes  e.d.)

VUmc heeft een toetsingscommissie die de risicobeheersmaatregelen voor de producten toetst die vallen onder het convenant medische technologie. Denk hierbij aan getrainde gebruikers & technici, ICT-security, bescherming persoonlijke gegevens, borgen van onderhoud, en een bewerkingsovereenkomst.

Alleen met toestemming van de toetsingscommissie kan een product ingekocht worden dat valt onder het convenant medische technologie.

printen