Scorion onderhoud (migratie): FAQ

Vanaf maandag 11 augustus worden de huidige data in Scorion gemigreerd. Hierbij een overzicht van de meest relevante informatie, neem dit alsjeblieft goed door.

Dat klinkt technisch! Wat gaat er gebeuren?
VUMC gebruikt het digitale portfolio Scorion. Wij zijn echter niet de enige gebruiker en alle data worden momenteel in één grote database bewaard. Deze grote database wordt in stukjes geknipt, waarbij elke instelling zijn eigen database krijgt: de zogenaamde migratie. Dit heeft twee voordelen: het zorgt ervoor dat we op korte termijn gebruik kunnen maken van de nieuwe gebruikersinterface én de database is voorbereid op nieuwe technieken, waardoor in de toekomst de performance zal verbeteren.

Wat betekent dit voor mij?
Om alle data over te zetten van de huidige naar de nieuwe database kun je Scorion van 11 t/m 18 augustus niet gebruiken. Het is in die periode niet mogelijk om in te loggen, logboekjes te bekijken en formulieren te versturen of in te vullen.

Wat moet ik doen als ik al een uitnodiging heb verstuurd om een formulier in te vullen?
Het formulier waarvoor je een begeleider uitnodigt, is toegankelijk via een unieke link (te vinden in de mail die wordt verzonden bij het uitnodigen via Scorion). Je kunt het beste proberen om je begeleider te motiveren het al verstuurde formulier vóór 11 augustus in te vullen en te valideren, dan heb je er daarna geen omkijken meer naar. Als het formulier vóór 11 augustus nog niet is ingevuld, heeft de begeleider na de migratie (vanaf 19 augustus) de mogelijkheid om dit formulier via de (oude) link alsnog in te vullen en te valideren. Dit kan tot en met 1 september, daarna vervalt deze mogelijkheid.

Wanneer de begeleider na 1 september het betreffende formulier nog niet heeft ingevuld (gevalideerd) werkt de oude link niet meer. Om alsnog de beoordeling te verkrijgen, dien je het formulier middels een herinnering opnieuw naar de begeleider te sturen.

Hoe verstuur ik een herinnering?
Als een formulier (nog) niet is ingevuld, kun je jouw begeleider hieraan herinneren. Dat gaat als volgt:

  • 1. Ga in Scorion naar het betreffend logboekje
  • 2. Aan de rechterkant zie je de kolom 'Herinnering' staan
  • 3. Klik in de kolom 'Herinnering' op de knop 'envelop' bij het betreffende formulier
  • 4. Er verschijnt een pop-up, klik op de knop 'Ok en verzenden om de herinnering te versturen'

Wat gebeurt er als ik vanaf 19 augustus een uitnodiging van een nieuw formulier of een herinnering van een eerder verstuurd formulier verstuur?
Alle nieuwe uitnodigingen en herinneringen die je na 19 augustus verstuurt, linken naar de nieuwe database.

Even alles op een rijtje

  • Van 11 t/m 18 augustus is Scorion niet te gebruiken
  • Van 19 t/m 1 september zijn al eerder verstuurde (oude) linkjes naar formulieren (tijdelijk) nog te gebruiken
  • Vanaf 19 augustus bevat elke (nieuw) verstuurde uitnodiging een linkje naar de nieuwe database
  • Vanaf 2 september zijn alléén de nieuwe linkjes werkzaam

Neem bij eventuele problemen contact op met helpdeskIOO@vumc.nl