Privacyverklaring METc

Wie zijn we en wat doen we?

Wij zijn de Medisch Ethische Toetsingscommissie van VUmc. In die rol toetsen wij onderzoek dat onder de Wet medisch wetenschappelijk onderzoek met mensen (WMO) valt. Daarnaast toetst de METc VUmc onderzoek dat niet onder de WMO valt, zogenaamd niet-WMO onderzoek (waaronder ook biobanken).

Om onze taken als toetsend orgaan te kunnen doen, verzamelt en verwerkt de METc VUmc verschillende gegevens, waaronder persoonsgegevens. Deze gegevens zijn anders dan de gegevens waar AmsterdamUMC het in haar privacyverklaring over heeft, omdat de gegevens van onderzoekers zijn en niet van patiënten. Daarom heeft de METc VUmc een eigen privacyverklaring opgesteld. In deze privacy statement beschrijven wij hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, welke rechten u heeft en met wie u contact kunt opnemen voor meer informatie.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen uw naam, geslacht, (e-mail)adres en telefoonnummer. Voor WMO-plichtige studies vragen wij Curriculum Vitae’s (CV’s) op van mensen betrokken bij het onderzoek. In die CV’s staan ook persoonsgegevens. Vaak treffen wij meer persoonsgegevens aan dan wij nodig hebben voor onze taak. Wij vragen u daarom zoveel mogelijk ons format voor het CV te gebruiken. Denkt u er aan dat u – wanneer u als indiener een onderzoeksdossier indient voor een studie waar ook anderen bij betrokken zijn -  u verantwoordelijk bent de betrokkenen te informeren over het feit dat u hun persoonsgegevens doorstuurt aan de METc?

Waarom verzamelen wij deze persoonsgegevens?

De reden dat wij uw persoonsgegevens verzamelen is dat dit noodzakelijk is voor onze wettelijke taak: het toetsen van medisch wetenschappelijk onderzoek.

Uw naam, geslacht, (e-mail)adres en telefoonnummer slaan wij op om u aan de juiste studie te koppelen en correspondentie over deze studie met u te voeren. Ook gebruiken wij uw gegevens om u algemene informatie over toetsing te sturen.

Uw CV verwerken wij  om uw deskundigheid op het gebied van het ingediende onderzoek te kunnen beoordelen.

Wat doen wij met uw persoonsgegevens?

Indien u ons persoonsgegevens verstrekt zullen deze uitsluitend gebruikt worden voor het doel waarvoor u deze gegevens aan ons heeft verstrekt: het beantwoorden van uw adviesvraag, de toetsing van uw onderzoek of het ontvangen van onze nieuwsbrief.

Onze portal en documentatiesysteem, Research Manager wordt verzorgd door Cloud9, de verwerker van onze gegevens. Wij hebben met hen een verwerkersovereenkomst afgesloten. Uw data wordt opgeslagen op servers die in Nederland staan en tot 15 jaar na het einde van uw studie (WMO en biobanken) of tot 15 jaar na de goedkeuring (overig niet WMO) bewaard. Daarna worden ze vernietigd. Research Manager heeft ook een eigen  privacyverklaring.

Wie kan uw persoonsgegevens inzien?

Uw gegevens kunnen worden ingezien door de leden van de METc VUmc en door de medewerkers van het bureau. Ook kunnen mensen die geen lid van de METc VUmc of medewerker van het bureau zijn inzage krijgen, wanneer zij in het kader van hun opleiding of toekomstig lidmaatschap een METC-vergadering dienen bij te wonen.

Daarnaast kan de Centrale commissie mensgebonden onderzoek (CCMO), als toezichthouder van de METC’s in Nederland, uw gegevens inzien wanneer zij bij ons een inspectie doet. De Inspectie voor de Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) kan uw onderzoeksgegevens ook opvragen, maar doet dit niet via de METC.

Bij een verzoek in het kader van de Wet Openbaarheid Bestuur (WOB) blinderen wij  - vóór verstrekking aan de vragende partij – alle persoonsgegevens in uw onderzoeksdossier. Indien wij een WOB-verzoek ontvangen dat uw onderzoek betreft wordt u hierover altijd geïnformeerd voordat wij gegevens verstrekken.

Uw accountgegevens (inlognaam en e-mailadres) kunnen door andere gebruikers van onze Research Manager-omgeving worden ingezien. Dit is noodzakelijk omdat u mensen moet kunnen zoeken wanneer u hen wilt toevoegen aan uw studie. Deze gegevens staan niet in een openbaar deel van Research Manager.

Extra inzage gegevens van onderzoek door VUmc of in VUmc uitgevoerd

Wanneer VUmc de verrichter is van een WMO-plichtige studie of de studie wordt (mede) uitgevoerd in VUmc, zijn de gegevens van het onderzoek ook zichtbaar voor het afdelingshoofd van de betreffende afdeling, de directeur bedrijfsvoering van de betreffende divisie en de raad van Bestuur van AmsterdamUMC (locatie VUmc). De directeur bedrijfsvoering en het afdelingshoofd hebben inzage omdat zij (op basis van bepaalde criteria) goedkeuring moeten verlenen voor het indienen van het onderzoek. De RvB heeft inzage omdat zij goedkeuring dient te verlenen aan uitvoering van onderzoek in VUmc (lokale uitvoerbaarheid). Voor niet WMO-onderzoek hebben het afdelingshoofd en de directeur bedrijfsvoering wel de mogelijkheid studies in te zien die onder hun verantwoordelijkheid vallen, maar hoeven zij geen akkoord te geven.

Tenslotte sturen wij overzichten van studies aan het Clinical Monitoring Center (CMC) zodat zij u kunnen benaderen voor afspraken omtrent de monitoring van uw studie.

Wat zijn uw privacyrechten?

Op basis van de privacywetgeving heeft u verschillende rechten over de persoonsgegevens die een organisatie over u verzamelt en gebruikt. Zo heeft u het recht om inzage te hebben in de persoonsgegevens die de METc VUmc over u heeft. Dit inzagerecht is ervoor bedoeld dat u kunt controleren of de gegevens juist zijn en om eventueel verbeteringen door te geven. U kunt al uw gegevens zelf inzien in Research Manager. Ook kunt u checken of de METc de gegevens rechtmatig heeft gebruikt. 

De METc VUmc vernietigd al uw gegevens na het verstrijken van de eerder aangegeven bewaartermijn. Het recht om uw gegevens voor die tijd te laten vernietigen is niet van toepassing, omdat een METC wettelijk verplicht is de gegevens en documenten te bewaren voor de transparantie van het toetsingsproces. Ook kunnen gegevens bij lopende beoordelingen niet worden verwijderd omdat het beoordelingsproces daarmee onderbroken zou worden.

Beveiliging en klachten

De METc VUmc neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en heeft passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Voor vragen over deze privacyverklaring, de uitoefening van uw rechten of andere privacygerelateerde kwesties kunt u contact opnemen met ons bureau via METc@VUmc.nl.

Als u de indruk heef dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn, er aanwijzingen zijn van misbruik of u een andere klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neemt u dan s.v.p. contact op met ons bureau via metc@vumc.nl. U kunt uw klacht ook melden bij de functionaris gegevensbescherming van VUmc via privacy@vumc.nl. Daarnaast heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Dit privacy statement kan door de METc VUmc te allen tijde gewijzigd worden, zonder voorafgaande aankondiging. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op deze website gepubliceerd zijn.