Maatwerktraining: het succes van de ICT-opleidingscarrousel
Dienst ICT klopte aan bij de Amsterdam UMC Academie omdat ze de medewerkers graag meer ‘soft skills’ wilde bijbrengen. Projectleider Nicole Hermans ging uitvoerig met de dienst in gesprek en ontwikkelde samen met haar collega’s een prachtig programma: de ICT-opleidingscarrousel.
Dienst ICT had in het verleden zelf een opleidingscarrousel georganiseerd en wilde dat graag herhalen voor haar medewerkers, maar dan gericht op de behoeften van nu. “Ze vroegen of wij hen daarmee konden helpen”, begint Nicole Hermans. “Bij zo’n verzoek vragen wij dóór. Ze hadden het bijvoorbeeld over de behoefte aan ‘soft skills’, maar wat bedoelden ze daar precies mee? Waarom was dat belangrijk? Wat wilden ze uiteindelijk bereiken? In meerdere gesprekken met de directeur van de dienst, de HR-adviseur en het hoofd van het Bedrijfsbureau kregen we helder wat de vraag áchter de vraag was. Die vertaalden we naar vier thema’s: persoonlijk leiderschap, verbindend communiceren, dienstverlenend schrijven en tijdmanagement. Per thema maakten we een training op maat.”
Nicole Hermans,
Projectleider
De vier trainingen werden samengebracht onder dezelfde noemer ‘ICT-opleidingscarrousel’, een term die al bekend was bij de medewerkers. Iedere ICT’er zou één training verplicht volgen en eventueel vrijwillig nog een tweede. Trainer Stéphanie Bakker was (samen met vijf andere trainers) verantwoordelijk voor de invulling en het geven van de trainingen. Stéphanie: “Het is ontzettend leuk om een vraag van een opdrachtgever te vertalen naar een concreet programma. We hebben veelvuldig overlegd met Dienst ICT over wat wel en niet zou werken, dat was echt co-creatie. Onze trainingen zijn altijd een combinatie van theorie en praktijk. Afhankelijk van de doelgroep stop je in de ene training bijvoorbeeld meer wetenschappelijke onderbouwing en in de andere training vooral praktische oefeningen.”
Chocoladereep
Stéphanie kende de medewerkers van Dienst ICT al en wist: deze mensen moeten lekker aan de slag gaan met verschillende oefenvormen. “Mijn collega Ingrid Christiaans is heel creatief, zij kwam met veel goede suggesties. Zo hadden we voor de training Verbindend communiceren oefeningen waarin deelnemers het gedrag van anderen moesten observeren en benoemen, emoties moesten raden op basis van gezichtsuitdrukkingen en in 2 minuten tijd zo veel mogelijk emoties moesten benoemen; de winnaar kreeg een chocoladereep.”
Verdiept
De training Verbindend communiceren werd onder meer gevolgd door Sue van Adrichem, teamleider Werkplektoepassingen bij Dienst ICT. “Ik ben het grootste deel van mijn werk bezig met communiceren; met boodschappen overbrengen en conflicten hanteren”, zegt Sue. “Daar raak je nooit over uitgeleerd. Ik vond het een heel praktische training, die me heeft geholpen mijn woorden beter te kiezen, zeker als emoties hoog oplopen. Stéphanie en Ingrid hadden zich duidelijk verdiept in onze afdeling en het soort vragen waar wij mee zitten. Ze snapten de taal die wij spreken en brachten voorbeelden in uit onze eigen praktijk.”
“Ze snapten de taal die wij spreken en brachten voorbeelden in uit onze eigen praktijk.”
Groepsdynamiek
De ICT-opleidingscarrousel had nóg een doel, namelijk de verbinding tussen de eigen medewerkers bevorderen. Nicole: “Dienst ICT was na de fusie in 2019 tussen VUmc en AMC gegroeid tot een afdeling van 350 medewerkers die elkaar nog niet goed kenden. De opdrachtgever wilde graag dat mensen van verschillende teams met elkaar in contact kwamen. Daarom plaatsten we alle deelnemers aan de opleidingscarrousel in gemengde groepen en voegden we leuke kennismakingsoefeningen toe aan het programma.”
Dat werkte heel goed, ondervond Sue. “Stéphanie zorgde voor een veilige sfeer en goede groepsdynamiek. Dat vind ik knap, als je met hoofden, teamleiders en medewerkers door elkaar zit. En het gaf inderdaad meer verbinding. Ik was zelf in dienst gekomen in coronatijd, waardoor ik veel collega’s niet kende. Een training is een mooie manier om elkaar te ontmoeten.”
Verbinding in het team
Om diezelfde reden had Sue eerder al een DISC-training voor haar team bij Amsterdam UMC Academie besteld. “Ik wilde mijn 21 teamleden beter leren kennen en verbinding in het team krijgen. Dat is ontzettend goed gelukt met de DISC-training die Stéphanie op maat had gemaakt voor ons team. Het DISC-model helpt je begrijpen wie de ander is en omgaan met weerstand. We hebben er veel aan gehad in het team.”
Zichtbaar verschil
Sue volgde binnen de ICT-opleidingscarrousel ook een tweede training: Dienstverlenend schrijven. “We hebben een sterke mailcultuur binnen onze afdeling. In de training was veel aandacht voor het opstellen van een goed mailbericht. Hoe maak je een duidelijke onderwerpregel bijvoorbeeld? Hoe sluit je goed af? En wanneer kies je niet voor mail maar loop je naar iemand toe? Het resultaat was merkbaar: ik zag naderhand duidelijk wie van de collega’s binnen Dienst ICT de training had gevolgd en wie niet.”
Ontzorgen
Overigens werden de planning, coördinatie en organisatie van de deelnemers aan de opleidingscarrousel ook verzorgd door Amsterdam UMC Academie, in samenwerking met Dienst ICT. “We hebben de groepen samengesteld, de deelnemers uitgenodigd, de ruimtes gehuurd, met de trainers gecommuniceerd et cetera”, zegt Nicole. “Daarin kunnen we onze opdrachtgevers ontzorgen.”
Uit de evaluatie onder de deelnemers bleek dat de trainingen heel goed waren bevallen; de opleidingscarrousel was een succes. Stéphanie: “We wilden iedereen uit hun comfortzone halen, zodat ze echt wat zouden leren. Als je daarin te ver doorschiet en mensen raken gestrest, is dat ook niet goed. Ik denk dat we een goede balans hebben gevonden. Iedereen bleef aangehaakt, iedereen deed actief mee.” Nicole vult aan: “Dat is het voordeel van maatwerk. Je kan goed op de specifieke behoeften van een afdeling inspelen, en daarmee aansluiten bij de motivatie van deelnemers.”
Meer informatie?
Wil jij weten wat Amsterdam UMC Academie kan betekenen voor de ontwikkeling van jouw team?
Neem contact op met Nicole Hermans.
Lees het hele Amsterdam UMC Academie magazine “De kracht van maatwerk: co-creatie en onderwijskundig advies in de praktijk”. Met praktijkvoorbeelden van maatwerkscholing en begeleiding, van klinisch redeneren en teambegeleiding tot e-learning en palliatieve zorg.