Van financieel luchtkasteel naar weldoordacht plan

Gaan je haren recht overeind staan bij het horen van het woord business case? Hoeft niet, zegt Rik van Dijk, een van de twee docenten van modules 3 en 4 van de leergang Financieel Management en Bedrijfsvoering van Amsterdam UMC Academie. Hij leert deelnemers aan module 4 hoe je een goede, effectieve business case opstelt. “Zónder dat het een enorme kluwen aan werk wordt.”

“Als mensen niet meer direct beginnen te zuchten of rode vlekken krijgen als iemand vraagt ‘heb je wel een business case gemaakt?’, dan ben ik al heel blij”, antwoordt Rik lachend op de vraag wat hij met zijn lessen beoogt.

Groots en meeslepend

Hij legt uit: “De associatie is nog vaak ‘oh, kom je weer met je excelbestanden?’, maar een business case is meer dan dat. Het is vooral een manier om je verhaal te structureren. Dat hoeft helemaal niet zo groots en meeslepend te zijn met powerpoints of uitgebreide memo’s; het kunnen ook drie zinnen zijn. Het maakt inzichtelijk of jouw innovatie, onderzoek of project inderdaad datgene is waar het ziekenhuis geld voor vrij moet maken. Of het nu gaat om een meerjarenbegroting voor heel Amsterdam UMC tot aan ‘ik wil graag een opleiding doen, hoe kan ik hiervan mijn leidinggevende overtuigen?’, voor alles kun je een business case maken.”

“Een business case is meer dan ‘een excelletje’. Het is vooral een manier om je verhaal te structureren”

Logisch, eerlijk verhaal
“Het draait om de samenhang tussen drie aspecten”, gaat Rik verder. “Past het binnen de strategie van de organisatie? Wat zijn de financiële consequenties? Hoe gaan we het realiseren? En, aangezien dit een steeds belangrijker criterium wordt, binnenkort ook de vraag: ‘hoe helpt het bij het behalen van de duurzaamheidsdoelen?’. Anders dan in een commerciële organisatie hoeft een goed plan overigens niet per se te betekenen dat het onder de streep meer geld oplevert", legt Rik uit. Zo kan een plan duurder uitvallen en financieel gezien een minder goed resultaat opleveren, maar wel bijdragen aan het duurzaamheidsdoel van Amsterdam UMC. Of een idee is duur in uitvoering, maar levert uiteindelijk wel betere patiëntenzorg op. "Het gaat er vooral om over te brengen waarom het de investering waard is. Dat je een logisch, eerlijk verhaal vertelt en dat je van tevoren hebt nagedacht over de uitvoerbaarheid.”

Afpellen tot de kern
“De afweging is dus heel subjectief”, zegt Rik. Hij probeert de deelnemers dan ook vooral te leren hóe ze hun verhaal over het voetlicht kunnen brengen. Voor wie schrijf je? Waar let degene die jouw business case beoordeelt op? Hoe kun je daarop aansluiten? Maar bijvoorbeeld ook: hoe verwerk je de nieuwe strategie van het ziekenhuis erin? Hoe neem je duurzaamheid mee? Rik: “En dan zónder dat het een enorme kluwen aan werk wordt. Maar juist door het af te pellen tot de kern en het dus klein, maar effectief te houden.” Ook leren deelnemers een business case te beoordelen. Rik: “Je hoeft als afdelingshoofd bijvoorbeeld niet zelf alles door te rekenen om het financiële plaatje kloppend te maken – daar zijn de divisiebureaus en controllers voor – maar je moet het wel snappen. Zodat als iemand een heel mooi financieel luchtkasteel schets, je daar doorheen kunt prikken.”

Feedback en reflectie
De module bestaat uit twee delen. Het eerste is theoretisch: waarom maak je een business case? Hoe kan dat eruitzien? Wat is wel of juist niet van belang? In deel twee werken de deelnemers een praktijkvraagstuk uit. Hierbij is veel aandacht voor onderlinge reflectie en overleg. Ook krijgen de deelnemers feedback van de docenten, waarover ook gezamenlijk gediscussieerd wordt.

Die opbouw werkt, zo blijkt uit de reacties van deelnemers. Rik: “Deelnemers zijn positief. Door de koppeling met de praktijk en het werken met eigen dossiers, voelt het niet als huiswerk of als ‘moetje’. En door het reflecteren en de feedback zeggen ze echt een stap verder te komen. Sommigen stellen na de training echt goede business cases op die daadwerkelijk uitgevoerd worden. Dat is heel leuk om te zien.”

Succesvol schrijven
Rik is zelf manager Bedrijfsvoering op de afdeling Chirurgisch Specialismen bij Amsterdam UMC. Hij heeft een enorme bak aan ervaring als het gaat om het schrijven en beoordelen van business cases. Die praktijkervaring neemt hij dan ook zeker mee in zijn lessen. Hij ziet het als een uitdaging deelnemers succesvol te maken in het schrijven van business cases. “Als er een fiftyfifty kans is dat een plan goed beoordeeld wordt, dan probeer ik zo te helpen dat het muntje de goede kant op valt.” Daarnaast hoopt hij dat deelnemers zich realiseren dat, als ze de bomen door het bos niet meer zien, ze altijd kunnen aankloppen voor hulp bij anderen. Dat ze niet opgeven of geen plannen durven indienen, omdat ze bang zijn dat toch overal nee op wordt gezegd. “Want dat is namelijk niet zo.” Zeker niet als je een weldoordacht, goed onderbouwd en eerlijk plan indient.