Vruchten plukken van projecten - stap 2

Zorgorganisaties en teams krijgen gelukkig steeds meer oog voor het goed doen van projecten én voor de goede projecten doen. Anders is het immers dweilen met de kraan open. Kennis daarover is de afgelopen jaren samengebracht onder de noemer projectportfoliomanagement (PPM).

PPM begint met bepalen wie welke rollen, taken en verantwoordelijkheden heeft. Met andere woorden: stap 1 is organiseren. Lees daar meer over in deze blog. Stap twee is een projectportfolio afbakenen. Net als niet van alles een project moet worden gemaakt, behoeven niet alle projecten extra management.

Definieer

Definieer wat de organisatie of het team onder een projectportfolio-waardig project verstaat. Elk jaar de kerstkaarten versturen, wordt bijvoorbeeld al snel als een project bestempeld. Dat kan ook een heel project zijn, maar een dergelijk project behoeft geen extra besturing, beheersing en ondersteuning. Een definitie van wat een project is, is nodig om te bepalen of het gerechtvaardigd is dat een project wordt meegenomen in het kader van PPM. Er zijn drie basis­criteria om te bepalen of een project wel of niet thuishoort in een projectportfolio.

Basiscriteria

De omvang van een project is het aantal uren (de tijd) dat met een project is gemoeid. Wat een groot en wat een klein project is, verschilt per organisatie en team. Hele kleine projecten van bijvoorbeeld tien uur hoeven niet per se mee te worden genomen. Die kunnen prima tussen de bedrijven door mee in het 'normale' management.

Projecten die relatief niets of niet veel kosten, vergen meestal geen aandacht vanuit PPM-perspectief. Het zou daarentegen kunnen dat met een relatief goedkoop project wel veel tijd is gemoeid. Of dat een project vanwege strategische belangen wel moet worden opgenomen in het projectportfolio. Er zijn immers altijd weer projecten die vrijwel geen tijd en geld kosten, maar waarvan het strategische belang dusdanig groot is, dat zij wel degelijk extra aandacht verdienen.

Kortom, de hoeveelheid tijd, geld en het strategische belang bepalen of een project thuishoort in het projectportfolio. Als een organisatie met een goede definitie het projectportfolio afbakent, dan blijft het projectportfolio te managen. Doet zij dat niet, dan gaat te veel aandacht uit naar activiteiten die te weinig waarde toevoegen. Dat gaat ten koste van de projecten die wel het projectportfoliomanagement waard zijn.

Vervolgstappen

Zodra een en ander is georganiseerd rondom een projectportfolio en het portfolio afgebakend is, volgt stap 3: het opstellen van een goed eerste overzicht van het projectportfolio. Daarna kan het echte werken beginnen: prioriteren en vervolgens plannen. Lees over de stap 3 en het vervolg meer in Toonaangevend Projectmanagement in de Zorg. Of wacht volgende blogs af. Abonneer je op onze nieuwsbrief via projectmanagement@amsterdamumc.nl om als eerste op de hoogte te zijn van de publicatie daarvan.

Succes met en zorg goed voor je projecten.

2025, John van Rouwendaal, Amsterdam UMC Academie

Meer informatie over projectmanagement

Meer leren specifiek over Projectportfoliomanagement in de zorg