Nieuwe manier van werken voor een eventmanager
Column van Elin Davies
Steeds meer bedrijven gaan aan de slag gaan met online events. Er worden webinars, livestreams en zelfs hele online congressen of beurzen georganiseerd. Het voelt een beetje alsof we voet aan land hebben gezet in deze nieuwe wereld. Het biedt zo ontzettend veel kansen, maar tegelijkertijd ook gevaren en onzekerheden.
Even voor alle duidelijkheid: de digitale component in onze branche is er al jaren. Hybride vormen, complete online vormen of welk ander format ook; live en digitaal versterken elkaar en nu door corona is het geen flirt meer, maar gaan we een verbintenis aan voor de rest van ons leven.
Er zitten wel wat uitdagingen in deze nieuwe manier van werken. De emoties die je voelt als je in de zaal zit te luisteren: een droge keel, tranen in je ogen, geluk, gelach, verbazing, trots en intellectuele intimiteit. Dat gevoel wat je met de andere bezoekers probeert te delen tijdens de subsessies en in de pauze bij het lunchbuffet. Juist dát gevoel is lastig online te faciliteren.
Nog een uitdaging in dit digitale tijdperk is het houden van focus. Een gemiddeld dagevent duurt 8 uur. Dat is offline prima vol te houden met beweging tussendoor. Maar om mensen 8 uur achter een scherm scherp te houden is een uitdaging die we niet moeten willen.
Als je een bestaand event digitaal trekt, dan kun je er wellicht vanuit gaan dat je eenzelfde doelgroep aantrekt. Maar je kunt ook nadenken over welke doelgroepen je misschien juist verliest, welke doelgroep je wint (omdat de prijs en bereikbaarheid aantrekkelijker zijn). Bied je voor elk wat wils? Op welke manier laat je deze doelgroep aansluiten?
Een digitaal event vraagt verschillende en ook andere disciplines dan wat wij gewend waren. Het vraagt andere kennis en kunde van bijvoorbeeld een moderator. Voor onze offline events was het al hard werken om de zaal vol te krijgen en ondanks dat ik denk dat men zich voor online events makkelijker aanmeldt, zullen ze zich ook makkelijker afmelden. De deelnemer is slechts één muisklik verwijderd van afleiding en haakt hierdoor sneller af.
Een programma een-op-een omzetten van live naar online gaat daarom niet werken. De online beleving van deelnemers vraagt om een andere verpakking van je verhaal: afwisselender, visueler, scherper en interactiever. En niet geheel onbelangrijk: een korter programma. En in welke vorm ga je het gieten en hoe ga je dat doen? Gewoon een webinar, een livestream met Q&A of AMA? Een paneldiscussie, fireside chat, breakout sessies, digitaal borreluurtje met afgeleverde borrelbox aan huis? Waar zit men op te wachten? Is dit organisatorisch haalbaar?
En terwijl ik deze laatste zin zo opschrijf besef ik dat mijn evenementenbloed harder aan het stromen is. Dat ieder event nog steeds maatwerk is. Dat er iedere keer opnieuw goed gekeken moet worden naar de doelgroep, inhoud en budget. Alleen nu in een digitaal jasje :). Een andere manier van werken, maar dezelfde manier van denken.
Bring it on!