Vruchten plukken van projecten - stap 3

Om een portfolio van projecten, programma’s en aanverwante activiteiten te managen moet je eerst bepalen wie dat doen. Vervolgens moet je afbakenen wat wel en niet tot het portfolio behoort. De laatste stap richting het plukken van de vruchten van projectportfoliomanagement (PPM) behelst prioriteren en plannen.

Kiezen

De kern van projectportfoliomanagement is: als je niet kiest, dan wordt er voor je gekozen. Als je op strategisch niveau van een organisatie niet bepaalt welke projecten prioriteit verdienen, dan gebeurt dat ergens anders. Uiteindelijk kan een medewerker immers maar aan één project tegelijkertijd werken. Als voor hem/haar niet is bepaald welk project prioriteit krijgt, dan bepaalt hij/zij dat zelf.

Prioriteren

De prioriteit van een project bepalen, is geen exacte wetenschap. Het is geen rekensom in de trant van: strategisch belang +/+ opbrengsten -/- de kosten X de risico’s = prioriteit A. Maar het proces kan wel zo exact mogelijk worden gemaakt. Vooraf kun je criteria vaststellen aan de hand waarvan projecten een hogere of lagere prioriteit krijgen. Voor het draagvlak is het nodig om de criteria met alle betrokkenen af te stemmen. Immers, vanuit diverse organisatieperspectieven, rollen, functies en expertises zal iedereen projecten anders beoordelen.

Hoe projecten scoren op de criteria is weer te geven in een tabel. Projectportfoliomanagers gebruiken daarnaast vaak bollenplaten, want hierin kun je meerdere criteria grafisch tegenover elkaar afzetten. Dit geeft andere inzichten dan een platte tabel en daardoor ontstaan andere gesprekken over het projectportfolio. Daar doe je het allemaal voor, want prioriteiten bepaal je in gesprek met elkaar.

Plannen

Na het prioriteren komt de puzzel van het parallel plannen van de projecten. Dat is niet zo simpel als beginnen met de projecten die de hoogste prioriteit hebben gekregen. Iets kan wel prioriteit verdienen, maar niet alles kan tegelijkertijd, bijvoorbeeld omdat voor verschillende projecten dezelfde maar beperkt beschikbare mensen nodig zijn. Projecten moeten dan worden uitgezet in de tijd. In PPM termen wil je een routekaart of roadmap opstellen. Als het heel nauw luistert dan kun je dit doen voor een komend kwartaal, maar gebruikelijker is een roadmap voor de periode van een jaar of meerdere jaren. Tip: plan niet een jaar vooraf helemaal vol. Alles loopt altijd anders en er komen altijd dingen tussendoor. Houdt daarom bijvoorbeeld 20% capaciteit over in de planning. Maar plan vooral wel en regelmatig opnieuw, want als je het niet kunt plannen, dan kun je het zeker niet uitvoeren.

Succes met en zorg goed voor je projecten.

2025, John van Rouwendaal, Amsterdam UMC Academie

Meer informatie over projectmanagement

Meer leren specifiek over Projectportfoliomanagement in de zorg