Beter ambities waarmaken

Bij het Amsterdam UMC zijn veranderingen, verbeteringen, vernieuwingen, verschuivingen, verhuizingen, lateralisatie, harmonisatie, integratie en innovatie aan de orde van de dag. Om al die zaken afzonderlijk in goede banen te leiden wordt door een klein legertje project-, programma- en verandermanagers hard gewerkt. Om al die dingen in samenhang te besturen en te beheersen zijn daarnaast managementteams gestructureerd aan de slag met het management van het geheel, oftewel met project portfolio management (PPM). In dit artikel leest u daarover meer en hoe de VUmc Academie daarbij helpt.

Tien jaar verder
Al meer dan 10 jaar geleden is bij het Amsterdam UMC project portfolio management (PPM) geïntroduceerd. Daarbij lag de focus niet alleen op de projecten goed doen maar ook op de goede projecten doen. Honderden medewerkers zijn toentertijd getraind in dezelfde methodiek voor goed projectmanagement. De implementatie van project portfolio management (PPM) is mede vanwege de omvang en de complexiteit van organisatie primair decentraal aangevlogen. Het is aan divisies en directies zelf overgelaten om daar structuren en processen voor in te richten.

Rethinking Project(portfolio)management
Nu meer dan ooit is het nodig om zicht en grip te houden op het geheel van alle ontwikkelingen. Alleen daardoor kan het Amsterdam UMC uitstekende zorg, onderzoek onderwijs blijven bieden én die tegelijkertijd nog beter maken. Bij de VUmc Academie worden daarom door een team van project(portfolio)management-experts niet alleen de projectmanagementmethodiek fundamenteel gereviseerd maar ook hulpmiddelen ontwikkeld voor de verdere professionalisering van project portfolio management (PPM).

De huidige projectmanagementmethodiek is nog steeds goed, maar zij is al wel meer dan een decennia geleden ontwikkeld. Ondertussen heeft de kennisontwikkeling op gebied van project-, programma- en verandermanagement niet stil gestaan. Praktijkbeoefenaars en wetenschappers pleiten voor de complete rethinking van een en ander. De huidige dynamiek rondom en ambities van het Amsterdam UMC kunnen we alleen bolwerken en waarmaken als we meebewegen in die paradigmaverschuiving op gebied van projectmanagement. Bij de VUmc Academie onderzoeken we momenteel hoe dat er concreet uit moet zien en stoeien met denkrichtingen.

Op gebied van project portfolio management (PPM) worden momenteel diverse stappen gezet. Voor divisies en directies die naar een volgend ‘volwassenheidsniveau’ willen met hun structuren en processen is een aanpak geformuleerd. Daarin vormt het fundament het overzicht van alle projecten, programma’s en verandertrajecten. Dat vormt de basis voor planning & monitoring. Daarna in de praktijk leren en experimenteren helpt prestaties aanscherpen. Parallel moeten op tactisch niveau inzichten verder worden verdiept, bijvoorbeeld qua de inzet van mensen en qua budgetten. Daarop voortbouwend kunnen (opnieuw) structuren en processen worden gedefinieerd en vervolgens worden geborgd door ze in te praktijk te brengen en daar op maat te maken. Tot slot kan de cyclus van voortdurend verbeteren in gang worden gezet. Sinds kort kunnen via een masterclass bij de VUmc Academie leidinggevenden kennismaken met deze aanpak en eventueel worden gecoacht bij de toepassing daarvan.

Hiernaast worden voor zowel projectmanagement als project portfolio management (PPM) ICT-middelen gezocht die de informatievoorziening verbeteren en de processen ondersteunen. Wegwijs worden in de verschillende applicaties daarvoor is niet eenvoudig. Honderden aanbieders zijn er op de markt. Een vraag is ook of een enkele applicatie soelaas moet gaan bieden. Iedere divisie en directie heeft namelijk unieke behoeften op dit gebied. Toch lijken enkele systemen en leveranciers meer geschikt dan anderen. Sommige zijn bijvoorbeeld veel meer geënt op ICT-projecten en daar is dan voornamelijk de ICT-afdeling mee geholpen. Het zwaartepunt van het leeuwendeel van de projecten in de zorg is echter niet de ICT-component maar de organisatie van processen en het gedrag van mensen.

Nog tien jaar verder
In de toekomst is verandering is de enige constante. Dat is eigenlijk niets nieuws want Heraclitus stelde al: ‘Alles stroomt’ (Grieks: πάντα ῥεῖ). Alleen is de stroming verandert. Ze is bewegelijker, onzekerder, complexer en dubbelzinniger dan voorheen. Het Amsterdam UMC wapent zich daartegen door haar project(portfolio)management serieus te nemen. Dat komt zorg, onderzoek en onderwijs ten goede en daar doen we het tenslotte allemaal voor.

John van Rouwendaal (stafadviseur/opleider VUmc Academie), juni 2019.