In eerdere versies van Word verscheen onder het woord implementatie een rood stippellijntje met daarbij de pop-up ‘vaag taalgebruik’. Dat is er ondertussen uit. Implementatie is echter nog steeds een vaag woord. Het scoort terecht hoog in de business bullshit bingo ranglijsten. Het wordt namelijk te pas en te onpas gebruikt. Implementeren kan bijvoorbeeld doelen op iets introduceren en zowel op iets integreren in de permanente organisatie. Sommigen doelen met een implementatie op iets dat in een project moet gebeuren en anderen denken bij implementatie onmiddellijk aan iets dan na een project pas plaatsvindt. Microsoft had een punt en daarom moet je altijd even doorvragen wat iemand bedoelt met implementatie.
Borging is een betere term. Etymologisch stamt dat woord af van burcht. Onder borging verstaan we dus iets onderdeel uit laten maken van de burcht. Pas als het daar een vast onderdeel van is, heeft de organisatie er profijt van en kan die er op voortbouwen. Om geen enkel misverstand te laten bestaan kun je het als projectmanager daarom beter niet hebben over een implementatiefase maar spreek je van een borgingsfase.
Al voor de start van een project moet over borging na worden gedacht. Projectresultaten die helemaal niet te borgen zijn, moet je immers ook niet gaan produceren. In het begin van het project hoeft de borging ook weer niet helemaal in kannen en kruiken te zijn. Het mag nog best enigszins onduidelijk zijn waar projectresultaten straks gaan landen. Als maar wel op de radar staat dát tijdig werk moet worden gemaakt van de borging. Het is te laat om hier pas aan het einde van een project over na te gaan denken. Daarom moet in het plan van aanpak al minimaal één sheet of paragraaf zijn gewijd aan borging.
Borging kent hardere en zachtere kanten. Dat zijn twee kanten van dezelfde medaille, want borging slaagt alleen als aan allebei aandacht wordt besteed. De zachtere kant van borging gaat over dingen als draagvlak creëren, motiveren, inspireren en blijvende gedragsverandering. Handvatten hiervoor zijn vooral te vinden in de gereedschapskist van het verandermanagement, die natuurlijk onmisbaar is voor projectmanagers. Heel concreet moet bij borging daarnaast echter net zo goed worden nagedacht over zogenaamd hardere vraagstukken, zoals:
- Wie wordt de eigenaar van welk projectresultaat? Wie beheert? Wie gebruikt?
- Is daar tijd en budget voor?
- Zijn bevoegdheden, rollen, taken en verantwoordelijkheden helder?
- Moeten functieomschrijvingen worden aangepast?
- Moeten mensen (blijvend) worden opgeleid?
- Moeten procedures en/of procesbeschrijvingen worden aangepast?
- Wanneer staat het definitieve overdrachtsmoment gepland?
- Welke stappen (binnen en buiten het project) moeten nog worden gezet voordat overdracht kan plaatsvinden?
- Welke besluiten (binnen en buiten het project) moeten nog worden genomen voordat overdracht kan plaatsvinden?
- Welke gebeurtenissen bedreigen eventueel het succesvol overdragen van het resultaat?
Soms is de borging weer een project an sich. Het is dan handig om je af te vragen of de projectmanager die het resultaat heeft geproduceerd ook het projectmanagement op zich moet nemen van de borging daarvan. Borging kan immers andere vaardigheden en verbindingen/relaties vereisen. Tegelijkertijd moet je van de borging ook weer niet een al te groot traject maken als dat niet nodig is. Iets projectmatig aanpakken kan nooit kwaad, maar het is zeker niet altijd handig om daarvoor een compleet project op te tuigen. Borging is mensenwerk én maatwerk. Succes.